Effektive Entwicklungsgespräche: Ein Leitfaden

Umfangreiches Feedback ist wichtig. Trotzdem erhalten die meisten Arbeitnehmer in ihrem Berufsalltag kaum eine klare Rückmeldung. Ein großer Fehler – denn mit einem sogenannten Fördergespräch können Führungskräfte Mitarbeitern Feedback bezüglich ihrer Arbeit geben, Verbesserungspotenzial benennen und die Entwicklung einzelner Mitarbeiter vorantreiben.

Somit erfüllt ein Fördergespräch gleich mehrere Funktionen:

• es ermöglicht eine gezielt individuelle Förderung von Arbeitnehmern
• es fördert den konstruktiven Austausch zwischen Führungskräften und Angestellten
• es ermöglicht eine Reflektion der Arbeitsweise und zeigt Optimierungschancen auf

Das Entwicklungsgespräch – eine Definition

Das Entwicklungsgespräch ist eine spezielle Form des Mitarbeitergesprächs zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Dabei liegt der Fokus bei solch einem Gespräch auf zwei Punkten: 

1. Der beruflichen Entwicklung des Mitarbeiters innerhalb der letzten Zeit,
2. Der weiteren Entfaltung des persönlichen und fachlichen Potenzials.

Doch ein Entwicklungsgespräch nicht nach einer Gesprächsrunde beendet. Es stellt viel mehr die Basis für die weitere Zusammenarbeit dar. Was in einem Entwicklungsgespräch angesprochen wird, muss konsequent verfolgt und umgesetzt werden. Somit müssen Entwicklungsgespräche stetig fortgesetzt werden.

Das bedeutet konkret: Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Denn nur so kann eine konstante Weiterentwicklung des betroffenen Mitarbeiters sichergestellt werden.

Warum sollten Unternehmen Fördergespräche führen?

Fördergespräche sind ein guter Anlass für Lob für gute Leistung. Sie sollten aber ebenso von Führungskräften genutzt werden, um Kritik auszusprechen. Wenn dies auf eine sachliche und fördernde Weise geschieht, sind Arbeitnehmer meist bereit, ihr Verhalten entsprechend anzupassen.

Denn wer nicht nur Kritik, sondern auch Lob erhält, handelt deutlich kooperativer und ist Veränderungen gegenüber offener. Somit kann ein Fördergespräch zu individuellen Verbesserungen bei einzelnen Mitarbeitern führen und nutzt dabei gleichermaßen dem Unternehmen.

Darüber hinaus beweisen Unternehmen durch das Etablieren von Personalentwicklungsgesprächen, dass sie besonders mitarbeiter- und zukunftsorientiert handeln. Firmen, die Entwicklungsgespräche in ihr Employer Branding integrieren, zeigen Bewerbern, dass sie an einer langfristigen Zusammenarbeit und der persönlichen Entwicklung ihrer Mitarbeiter interessiert sind.

Dies macht das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber und führt zu einer größeren Überzeugungskraft im War for talents.

Vorteile eines Entwicklungsgesprächs für das Unternehmen

Ein Fördergespräch bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Dabei können Firmen von folgenden positiven Auswirkungen profitieren: 

• Besseres Arbeitsklima: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt und das Unternehmen offen für ihre Ideen und Innovationen ist, fühlen sie sich wertgeschätzt. Diese Wertschätzung führt automatisch zu einem besseren Betriebsklima. Die Kooperations- und Leistungsbereitschaft der Beschäftigten steigt.
• Höhere Effizienz: Wenn Führungskräfte das Potenzial eines Arbeitnehmers erkennen und fördern, können seine Leistungen verbessert werden. Dabei sollte das Ziel immer der Ausbau von Stärken und eine Erweiterung der Kompetenzen sein. Dies ist der Schlüssel zu einer dauerhaft höheren Effizienz im Unternehmen.
• Klare Führung und Formung: Durch eine gezielte Unterstützung von Beschäftigten durch Chef und Führungskräfte, kann eine Formung des Arbeitnehmers erzielt werden. Dabei sollten Entwicklungsperspektiven geschaffen, Unterstützung geboten und Angestellte in eine bestimmte Richtung gelenkt werden. Dies führt zu einer gezielten Führung und einer systematischen Entwicklung von Beschäftigten, von der auch das Unternehmen profitiert.

Gespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskräften sollen die allgemeine Arbeitszufriedenheit steigern. Dies wirkt sich direkt auf die Produktivität des Unternehmens aus. Somit ist die Personalentwicklung und die Durchführungen von solchen Gesprächen ein wichtiger Baustein, um alle unternehmerischen Ziele zu erreichen.

Deshalb zählt das Entwicklungsgespräch auch zu den wichtigsten Führungsaufgaben von Chefs und Vorgesetzten.

Fördergespräche als Gewinn für Mitarbeiter

Prinzipiell gibt das Entwicklungsgespräch mit einer Führungskraft Mitarbeitern die Möglichkeit, eine konkrete Einschätzung ihrer Leistung zu erhalten und Ansatzpunkte zu finden, die ausbaufähig sind.

Hiervon können vor allem neue und junge Angestellte profitieren, die bisher noch kein oder kaum Feedback erhalten haben. Bieten Führungskräfte Lösungsansätze und eine konkrete Chance zur Verbesserung, können Mitarbeitende adäquat agieren.

Konkrete Tipps und Vorschläge zum Wandel können Schulungen, Fortbildungen oder Seminare sein. Dabei sollten alle Maßnahmen immer den Zielen des Arbeitnehmers sowie den Zielen der Firma entsprechen.

Dies bedeutet im Detail: Möchte ein Arbeitnehmer sich weiterentwickeln, ist es die Aufgabe der Führungskraft, ihm diese Möglichkeit zu gewähren und entsprechende Lösungen anzubieten. Dabei sollte eine Entwicklungschance gefunden werden, die explizit zur Arbeit, zum Arbeitsplatz und zu den täglichen Aufgaben und Funktionen des Mitarbeiters passt.

Somit helfen solche Gespräche zwischen Chef und Mitarbeitenden bei der Suche nach Fehlern und sind der Schlüssel für eine künftige Entwicklung, die im Interesse beider Parteien ist. Es handelt sich also um eine Win-win-Situation für jede Seite.

Wie oft sollte man Entwicklungsgespräche führen?

Wie genau sich der Rhythmus für solche Gespräche gestaltet, sollte individuell festgelegt werden. Denn je nach Situation und Maßnahmen, können hier ganz unterschiedliche Zeitabstände sinnvoll sein. In der Regel gelten folgende Intervalle:

• Langfristige Fortbildungen und Seminare: Erneutes Gespräch nach 6 oder 12 Monaten
• Coachings, Workshops und andere kurze Themen: Erneutes Gespräch nach wenigen Monaten

Grundsätzlich sollten Vorgesetzte einem Arbeitnehmer ausreichend Zeit geben, um das neu Erlernte zu verinnerlichen und bei der täglichen Arbeit umzusetzen. Denn Entwicklung braucht Zeit und verläuft in Phasen – da kann Druck von außen eher hinderlich sein.

Wie sollten Fördergespräche ablaufen?

Der Schlüssel zur Führung ist Kommunikation – und diese sollte auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Formen erfolgen. Ein Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch sollte stets folgende Ziele verfolgen:

1. Die beruflichen Chancen eines Mitarbeiters in den Fokus stellen,
2. konkrete Entwicklungsoptionen benennen. 

Um dies zu erreichen, bedarf es einer detaillierten Vorbereitung. Diese Vorbereitung sollte sowohl seitens des Mitarbeiters als auch von der Seite des Unternehmens aus erfolgen. Besonders sinnvoll hierfür ist ein Leitfaden.

Ein solcher Ablaufplan ermöglicht es Beschäftigten ausreichend Vorlaufzeit zu gewähren und sich perfekt vorzubereiten.

Wichtig: Im Folgenden bieten wir einen typischen Leitfaden, der wichtige Anhaltspunkte für eine konkrete Vorgehensweise liefern kann.

Allerdings sollte unser Leitfaden nicht als Checkliste verwendet werden, die Punkt für Punkt abgearbeitet werden kann. Er dient vielmehr der groben Orientierung und Hilfestellung.

1. Vorbereitung

Um sich optimal auf das Gespräch vorzubereiten, sollten alle Beteiligten sich bestimmte Fragen stellen. Diese helfen dabei, eine kritische Selbsteinschätzung und ein gutes Verständnis für die aktuelle Situation zu erlangen. Hierbei können folgende Fragen weiterhelfen: 

• Wie schätze ich die erbrachte Leistung ein?
• Was sind aktuell wichtige Aufgaben?
• In welchen Aufgabenbereichen wurde die beste Leistung erbracht?
• Welchen Beitrag leistet die Arbeit des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg?
• In welchen Punkten gibt es Entwicklungsmöglichkeiten?
• Inwiefern kann die zuständige Führungskraft bei der Entwicklung helfen?
• Welche Karriere soll angestrebt werden?

Unser Tipp: Selbstverständlich sollten solche Gespräche immer abseits von Team und Kollegen unter vier Augen geführt werden. Störungen durch Smartphones, Telefon und Co. sollten während des Gesprächs in jedem Fall vermieden werden.

Außerdem kann eine besonders offene und vertrauenswürdige Atmosphäre dabei helfen, das Gespräch effektiv zu gestalten.

2. Während des Gesprächs

Während der Unterhaltung kommt es nicht selten zu gänzlich unerwarteten Wendungen. Auch hierauf sollen beide Parteien vorbereitet sein.

Dabei sollten Führungskräfte und Mitarbeiter stets einen kühlen Kopf bewahren, gelassen und aufgeschlossen bleiben. Ansonsten sollten während des Gesprächs folgende Punkte besprochen werden:

• Aktuelle Situation: Zunächst einmal sollte die aktuelle Situation angesprochen werden. Hierfür können Führungskräfte dem Arbeitnehmer eine Checkliste aller Aufgaben erstellen und dazu direkt Stellung beziehen. Dabei sollte die momentane Rolle und Funktion des Mitarbeiters beachtet und sowohl positive als auch weniger erfreuliche Aspekte beleuchtet werden. Außerdem geht es in diesem Schritt darum, die Stärken und Schwächen des Mitarbeitenden zu erkennen.
• Ziele: Um genaue Ziele festzulegen, sollten Führungskräfte die Werte, Interessen und die Motivation des jeweiligen Mitarbeiters kennen und besprechen. Anschließend gilt es kurz-, mittel- und langfristige berufliche Ziele zu vereinbaren.
• Optionen: Wenn es um die Chancen und Optionen des Mitarbeiters geht, können Führungskräfte und Beschäftigte eine Ist-Soll-Analyse erstellen und anschließend geeignete Entwicklungsmöglichkeiten ausfindig machen. Diese sollten stets auf das konkrete Ziel abgestimmt werden und optimal zu den bevorstehenden Aufgaben und Projekten des Angestellten passen.
• Vorgehen: Im letzten Schritt ist es wichtig, alles festzuhalten. Hierbei kann neben einem Gesprächsprotokoll auch ein konkreter Ablaufplan helfen. Dabei können feste Termine und Zeiten festgelegt werden. Außerdem wird genau festgesetzt, welche Rolle die Führungskraft hierbei übernimmt und was vom betroffenen Mitarbeiter erwartet wird.

3. Nach dem Mitarbeitergespräch

Die Wochen nach dem Mitarbeitergespräch sind ebenso entscheidend. In ihnen gilt es zu kontrollieren, ob besprochene Vereinbarungen eingehalten werden und ob sich der betroffene Mitarbeiter an Zielvereinbarungen hält. Dabei sollten Führungskräfte genau hinsehen und bei Bedarf noch einmal beim Arbeitnehmer nachfragen.

Ebenso wichtig ist die dauerhafte Motivation von Mitarbeitern. Es sollte also kein Druck ausgeübt werden, sondern auf Perspektive und Entwicklungschancen verwiesen werden.

Was macht gute Mitarbeitergespräche aus? – Dos and Don'ts

Damit ein Mitarbeitergespräch erfolgreich verläuft, sollten bestimmte Regeln befolgt werden. Anbei findest Du Checklisten mit den wichtigsten Dos und Don´ts:

Dos eines Mitarbeitergespräche

• Das Entwicklungsgesprächs strukturiert und sorgfältig vorbereiten,
• klar formulierte Ziele festlegen,
• ausreichend Zeitpuffer einplanen,
• respektvolle und wertschätzende Kommunikation,
• auf den Erfolg, die Kompetenzen und die Stärken des Mitarbeitenden eingehen,
• dauerhaft aufmerksam zuhören,
• angenehme Umgebung schaffen,
• aus positive Tonalität achten,
• das Feedbackgespräch gut nachbereiten,
• Möglichkeiten zur Förderung nennen,
• offene Fragen stellen,
• während des Gesprächs ein Protokoll mit allen Details erstellen.

Don'ts eines Mitarbeitergespräche

• Spontan und unvorbereitet in das Gespräch gehen,
• respektloser und unhöflicher Umgang mit dem Gesprächspartner,
• persönliche Kritik und destruktives Feedback,
• einseitig Regeln vorschreiben,
• keine klaren Aussagen treffen,
• dem Beteiligten keine Gelegenheit zum Aussprechen geben,
• intransparente Aussagen,
• Monolog anstatt Dialog führen,
• kein klares Feedback geben,
• die Anwesenheit von anderen Team-Kollegen (keine Privatsphäre).

Fazit: Chancen für Arbeitgeber und Angestellte

Mitarbeitergespräche sind eine willkommene Gelegenheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie helfen Angestellten dabei, Entwicklungspotenzial zu erkennen und voll auszuschöpfen. Somit haben Mitarbeiter die Chance, sich gezielt weiterzubilden und an ihrer Karriere zu basteln.

Doch auch Unternehmen profitieren von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen. Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter zu „formen“ und können gleichzeitig die Zufriedenheit der Belegschaft erhöhen. Dies steigert die Produktivität des Unternehmens und sorgt für eine langfristig hohe Mitarbeiterbindung.