Wie X-Trade ihre Personalverwaltung um rund 40% reduzierte

 

Das E-Commerce Unternehmen X-Trade hat mit jacando seine HR-Prozesse von Grund auf optimiert. Wo früher Word, Excel und Explorer genutzt wurden, steht jetzt eine nahtlose Systemlandschaft, wodurch administrative Aufgaben enorm reduziert werden konnten. Wie diese Transformation ablief und welche Erfolge X-Trade bereits feiern konnte, darüber haben wir mit Alexander Tur, Head of HR bei X-Trade gesprochen.

 

Was ist X-Trade und wie ist das Unternehmen aufgestellt?

X-Trade ist ein E-Commerce Unternehmen mit Sitz in Magdeburg. Die insgesamt 110 Mitarbeitenden sind grob in 50% White Collar und 50% Blue Collar aufgeteilt. Nicht alle Angestellten haben daher die gleiche technische Ausstattung - während im Blue Collar Bereich die Zeiterfassung über Terminals stattfindet, hat der White Collar Bereich Zugriff auf die Systeme und kann Möglichkeiten wie Employee Self Service nutzen.

X-Trade besitzt an sich nur einen Standort, betreut über jacando aber insgesamt zwei Mandanten, der zweite ist ein Möbelgeschäft mit 10 Angestellten. Dafür haben sie sich für die HR-Suite von jacando entschieden, um von Recruiting über Personalverwaltung, Zeiterfassung und Talent-Management alles abdecken zu können.

 

Welche Herausforderungen haben zu einem neuen HR-Tool geführt?

Ich habe vor knapp zwei Jahren bei X-Trade gestartet. Für eine Vertragsänderung musste ich an die zehn Excel Listen pflegen - damit übertreibe ich nicht - und sechs identische Mails an unterschiedliche Personen schicken. Die Effizienz war unterirdisch und man konnte sich nie darauf verlassen, dass die Daten auch wirklich stimmen. Es kam nämlich nicht selten vor, dass in den verschiedenen Listen andere Informationen standen.

Als Alexander Tur zu X-Trade kam, war der Entscheidungsprozess bereits in vollem Gange. Da es seine dritte Einführung einer HR-Software war, hat er sich direkt dem Thema angenommen, um der alten Struktur ein Ende zu setzen. Die zuvor favorisierten Tools konnten schlussendlich wegen datenschutzrechtlichen Gründen nicht genehmigt werden, andere gingen weit über das Budget hinaus. 

 

Wie fiel die Wahl auf jacando?

2-3 Monate nach dem Start des Auswahlprozesses bin ich zufällig über jacando gestolpert. Ich hatte irgendwo einen Werbebanner gesehen und war dann sehr schnell begeistert, da es unsere HR-Landschaft von A bis Z abbilden konnte und das für den Preis wirklich toll war.

Die Freigabe von X-Trade kam sehr schnell, auch datenschutzrechtlich gab es nichts zu bemängeln und so konnten wir zügig mit dem Onboarding starten. 

 

Wie lief die Umstellung von Papierakten zu einer zentralisierten und digitalen Systemlandschaft?

Der Schwenk von verschiedensten Formaten, unter anderem physischen Akten, dem Abrechnungssystem, Excellisten und anderen Dokumenten, hin zu einem System, das alle Daten zentralisiert und synchronisiert, war nicht zu unterschätzen. Die Herausforderung lag aber noch vor der eigentlichen Implementierung der Software, nämlich in der Datenbereinigung. Schließlich wusste man teils gar nicht, welche Daten überhaupt stimmen: Die in der Excelliste, der Papierakte oder der Lohnabrechnung? 

Wir mussten zuerst die Daten bereinigen, um sie dann richtig in jacando einpflegen zu können. Das hat zu Beginn am meisten Zeit in Anspruch genommen, so Alexander Tur.

 

War die Implementierung aufwändig? 

Nachdem die Datenbereinigung stattgefunden hatte, konnte die eigentliche Implementierung starten.

Der Datenimport war sehr einfach, wir haben sehr viele Daten von DATEV zu jacando migriert, das lief alles reibungslos und vergleichsweise schnell, wenn ich das mit den anderen Tool-Einführungen vergleiche, die ich schon erlebt habe, erzählt uns der Head of HR des E-Commerce Unternehmens.

Mit unserem Customer Success Team hat X-Trade das System noch final angepasst, beispielsweise einige Custom Fields addiert. So konnten bereits nach wenigen Wochen die Daten nachgepflegt und  Dokumente hochgeladen werden.

Es gab während dem Onboarding tatsächlich nicht viel, das wir machen mussten, weil das meiste von jacando schon vorkonfiguriert war und alles gepasst hat. Nur ein paar Custom Fields haben wir noch addiert, was sehr simpel und schnell über das Customer Success Team ging. Also alles in allem: Schnelles und einfaches Onboarding.

 

Hast du Lieblingsfunktionen?

Der Head of HR bei X-Trade hatte direkt zwei Lieblingsfunktionen: Die Dokumentenerstellung und Checklisten. Letztere erleichtern der HR-Abteilung des Magdeburger Unternehmens die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten eines Prozesses enorm. Ob On- oder Offboarding, Wiedereingliederung oder im Bewerbungsprozess: Jeder weiß jetzt was der aktuelle Stand ist, wer was zu tun hat und so werden unzählige Emails gespart.

Zur Dokumenteerstellung berichtete uns Alexander Tur begeistert:

Dass ich in jacando Dokumente erstellen und auch anpassen kann, finde ich eine großartige Funktion. Das konnten viele andere HR-Tools, die ich davor genutzt hatte, nicht. Da mussten die Dokumente dann immer nochmal runtergeladen, in Word angepasst und wieder hochgeladen werden. Jetzt geht das alles direkt im Tool.

 

Was war Ihr erster Erfolg mit der neuen Software?

Richtige und zentralisierte Daten! Das war definitiv der erste Meilenstein. Man unterschätzt ja wie viel Zeit es im Alltag frisst, wenn man immer 3 mal nachschauen muss, so Alexander Tur.

Das zweite Best Practice gab es dann bei der Mindestlohnanpassung, die kurz nach der Implementierung stattfand. Früher haben die Änderungen enorme Zeit in Anspruch genommen, dieses Mal war die grundsätzliche Gehaltserhöhung von knapp 80 MA innerhalb von 2 Wochen komplett durch, neben dem normalen Alltag.

 

Welche weiteren Fortschritte gab es bei X-Trade?

Die Effizienz ging merkbar nach oben, berichtete uns Tur im Gespräch. Gerade im Bereich der Sachbearbeitung konnte sehr viel Zeit eingespart werden. Auch im Recruiting ging es durch jacando weit voran: Davor gab es nämlich nur E-Mail Bewerbungen und irgendwann hat die Personalabteilung damit Überblick nicht mehr halten können. Abgesehen davon, dass manche Funktionen in einem normalen E-Mail Programm erst gar nicht verfügbar sind. So zum Beispiel Massenabsagen oder zeitverzögerte Emails. 

Die in jacando hinterlegbaren und automatisierten E-Mails erleichtern uns wirklich den Alltag, sagt der HR-Verantwortliche.

So kann jacando KMUs helfen:

jacando hat das Ziel, Komplexität abzubilden, ohne komplex in der Anwendung zu sein.

Unsere Software besteht aus mehreren Lösungen, die dank sauberen Prozessen, zentralisierten Daten und Automatisierungen die wertvolle Zeit von HR-Verantwortlichen zurückgewinnt.

Unsere HR-Software deckt alle Bereiche der HR-Abteilung ab:

• Personalverwaltung
• Recruiting
• Zeitwirtschaft
• Talentmanagement

Durch die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse, so wie X-Trade dies mit jacando umgesetzt hat, können Sie die Zeit, die üblicherweise für Verwaltungsaufgaben benötigt wird, für bedeutendere Projekte nutzen. Dies verleiht der HR-Funktion in Ihrem Unternehmen eine strategische Bedeutung, und wir unterstützen Sie dabei.